相手に負担をかけないファイル送信を心がけよう

添付ファイルを扱ううえで、注意すべきことはほかにもある。最後に3つだけご紹介しよう。

●そもそも圧縮しなくてもいいかも？
メールに添付するファイルが1〜2個なら、圧縮しないほうが親切と言える。スマホでメールをチェックする際、圧縮してあると余計な操作が増えてしまうからだ（場合によっては、解凍アプリのインストールが必要になることもある）。スマホでメールをチェックする人のことも考慮して添付を行おう。

●添付忘れの多い人は手順に工夫を
「ファイルを添付する」と書いてあるのに、肝心の添付ファイルがない…。よくある光景だ。メールアプリによっては、本文を解析して送信前に添付忘れを指摘してくれるものまである。そうした機能が搭載されていないメールアプリの場合は、本文を書く前にファイルを添付する手順を癖づけておこう。

●関係のない人に送っていないか？
意外と多いのが、同姓のまったく別の人に送ってしまうパターン。多くのメールアプリでは、宛先やcc欄に日本語で苗字を入れると、送信先の候補が提示される。そのまま提示に従って、送信後に間違いに気づくということも…。送信前にはもう一度宛先を見直すようにしたい。

デジタル上のコミュニケーションの常識は、時代とともに変わっていく。添付ファイルの扱いもその1つだ。古い常識にとらわれず、時代に合ったビジネスマナーを身につけていきたいものだ。


文／小平淳一