［ケース4］デスクトップがファイルで埋め尽くされている
世の中にはなんでもデスクトップに置きっぱなしにしてしまう人がいる。
「見えない場所に入れてしまうとファイルの存在自体を忘れてしまう」とか、「階層が深いと取り出すのに時間がかかるから」といった理由を挙げる人もいるだろう。
また「置いてある位置でだいたい覚えているから」という理由もよく聞くが、そういう人に限って、デスクトップをじーっと睨み続けて、やっと目当てのファイルを見つけ出していたりする。探し物の時間が多いと、それだけ作業効率のロスにつながってしまう。
人間が瞬間的に見分けられるものの数は限られている。どんなに能力が高い人でも、膨大なファイルの中から目当てのものを探すのは、それなりの時間がかかってしまうだろう。
また、余計なものがいくつも視界に入ってしまう状況は、精神衛生上もよくない。仕事中に別の仕事のファイルが目に止まり、「あれも進めないと…」と気になってきたりする。
やはり、デスクトップはファイルの一時的な置き場所と考え、なるべく早めに移動させるのがおすすめだ。
問題は、ファイルをどこにどうやって格納するか。ファイルの整理方法はいろいろあるが、たとえば仕事で使うPCなら、「得意先」と「時系列」を組み合わせた管理方法はいかがだろうか。
まず、「ドキュメント」フォルダ内に「得意先A」「得意先B」と得意先ごとにフォルダをつくる。その中に「2022年」「2023年」と年ごとにフォルダを作成し、そこに案件ごとのフォルダを格納していく、といった具合だ。
この整理方法には、「古いデータを退避しやすくなる」というメリットもある。PCの空き容量が少なくなってきたら、古い年のフォルダから外付けストレージに退避させよう。
